台北縣政府「知識管理導入案例」e化

2016.02.22

為建立縣府完整之知識管理系統，提供資訊資料共享、整合及一致性，擴大資訊內涵廣度、提高工作效能,更可分享縣政成果以擴大為民服務範圍。而知識管理涵蓋數位學習、人才庫、公務知識、社群活動、行政資源管理、電子表單、新聞管理、基本縣情、搜尋服務、伺服系統、議事支援等32個系統，不僅可滿足專案各項應用系統之功能需求，而且可作為後續各項資訊系統之共同資訊發展平台。 驊宏資通（Azion Corporation）SSB部門團隊，成功扮演這個知識管理系統整合的幕後推手，發展中導入知識管理資訊應用，運用電子化、網路化科技，實現無時空障礙的知識網路，進而提昇個人能力及組織行政績效，從而帶給縣府及社會大眾更佳的經濟效益。

電子表單流程系統提升府內簽呈運作效率

使縣府員工享有更便利的流程管理系統服務，透過流程簽核、可節省傳統簽核的時間人力提高整體簽核效率、例如公務車派遣或設備報修等、縣府員工在公務車查詢及調派申請服務、可提前預約派遣之時間，有效分派及資源整合應用。設備報修服務亦是,對於縣府內的設備及契約廠商，可達到集中管理、有效分案及資源整合應用。需要上級簽核可透過流程系統整合,提高效率不需再用人為紙本遞送對於推動縣府各項作業更見效益。


因應需求開發不同系統功能 複合文件管理：

建置之複合式知識文件管理系統，除提供一般知識文件上傳、下載、儲存及管理使用外，並將作為本專案剪報管理系統、相片管理系統及縣府後續各項文件式檔案共同之儲存及管理作業平台。為達到彈性之適用目的，每份文件應至少包含如下資料結構：文件索引、版本資料等各項屬性欄位，屬性欄位並可由系統管理者予以新增、刪除、修改。文件檔：可包含所有文字、聲音、影像、動畫、圖形或網路教學等各種型式之電腦檔案。可列出相關文件清單，並可直接從相關文件清單中點閱相關文件參考。可以電子表單完成一般知識文件之新增、變更、作廢等作業程序，並由流程管理系統加以控管，而在完成時自動對知識文件庫進行相關動作。

知識管理系統，提供更完整服務效益
使用知識管理系統節省縣府經費，人力及提高效率

1.縣府大樓會議場地借用資訊化，公務車申派作業資訊化，可減少紙張用量，相片管理資訊化，可節省相片沖洗費。

2.電子表單及簽核流程，可節省大量紙張使用、更可減少簽送公文之人力，如每件公文的跑單、送簽、核對及詢問時間，新聞知識網亦可節省相關處理新聞訊息人力，及剪報時間。

3.網路投票資訊化,如縣府委員票選活動，須動用一些人員準備工作人力，還有選票製作費用，資訊化後僅須1人進行系統設定，且無選票製作費用。

4.建立標準文件知識庫作業程序，內累計個文件表單，供同縣府人員經驗傳承及民眾申辦案件查詢規定及下載表單等應用。

5.建立累計各種題目之諮詢題庫，提供縣府服務中心人員及各單位同仁可據以迅速答詢民眾關切問題，提高為 民服務水準。傳統公文簽核,會議場地租借,相片沖洗等即耗時及需大量人力的缺點也能獲得相當大的改善，如此不僅提高府內運作效率，更能降低府內的運作開銷，可謂一舉數得！